Parser Positive Pay

Que es Positive Pay?

Positive Pay es un servicio de prevencion de fraude ofrecido por los bancos para proteger a las empresas contra el fraude con cheques. El concepto es sencillo: antes de que los cheques sean presentados para pago, la empresa emisora proporciona al banco un archivo que lista cada cheque que ha emitido — incluyendo el numero de cheque, monto, fecha y nombre del beneficiario. Cuando un cheque es presentado para pago, el banco lo compara contra esta lista autorizada. Si el cheque coincide, se paga normalmente. Si no coincide, el banco lo marca como un articulo de excepcion y contacta a la empresa para una decision de pagar o devolver.

El fraude con cheques sigue siendo uno de los delitos financieros mas prevalentes en los Estados Unidos. A pesar del crecimiento de los pagos electronicos, los cheques todavia se usan ampliamente para pagos entre empresas, nomina, alquiler y desembolsos gubernamentales. Los delincuentes explotan los cheques a traves de la falsificacion (creando cheques falsos), la alteracion (cambiando el beneficiario o monto en un cheque legitimo) y la falsificacion (imprimiendo cheques completamente fraudulentos usando informacion robada de cuentas).

Positive Pay aborda estas amenazas creando una capa de verificacion que hace extremadamente dificil que los cheques fraudulentos se compensen sin ser detectados. Cambia la responsabilidad de deteccion de fraude de reactiva (descubrir el fraude despues del hecho) a proactiva (detectarlo antes de que los fondos salgan de la cuenta).

Como funciona Positive Pay

El proceso de Positive Pay sigue un ciclo diario entre la empresa y su banco:

1. Envio del archivo de emision: La empresa genera un archivo Positive Pay desde su sistema contable (ERP, modulo de cuentas por pagar o software de impresion de cheques) listando todos los cheques emitidos ese dia. El archivo contiene el numero de cuenta, numero de serie del cheque, monto en dolares, fecha de emision y opcionalmente el nombre del beneficiario.

2. El banco carga el archivo: El banco ingiere el archivo de emision y agrega los registros de cheques a su base de datos de Positive Pay. La mayoria de los bancos aceptan archivos a traves de su portal de gestion de efectivo en linea, SFTP o integracion directa con ERP.

3. Presentacion de cheques: Cuando un cheque es presentado para pago (a traves de deposito fisico, deposito movil o compensacion electronica), el banco compara automaticamente los detalles del cheque contra la base de datos de Positive Pay.

4. Coincidencia o excepcion: Si el numero de cheque, monto y (opcionalmente) nombre del beneficiario coinciden con un registro emitido, el cheque se paga normalmente. Si no hay coincidencia o cualquier campo difiere, el cheque se convierte en un articulo de excepcion.

5. Decision sobre excepciones: El banco notifica a la empresa sobre los articulos de excepcion — tipicamente a traves del portal de banca en linea o alertas por correo electronico. La empresa revisa cada excepcion e instruye al banco para pagar (autorizar el cheque) o devolver (rechazarlo como no autorizado). La mayoria de los bancos imponen un plazo de decision en el mismo dia, tipicamente antes del inicio de la tarde.

6. Accion predeterminada: Si la empresa no responde antes del plazo, el banco aplica una accion predeterminada — ya sea pagar todas las excepciones o devolver todas las excepciones, segun lo acordado en el contrato de servicio.

Tipos de Positive Pay

Existen varias variantes del servicio, cada una proporcionando niveles crecientes de proteccion:

Positive Pay estandar concilia solo el numero de serie del cheque y el monto en dolares. Esto detecta los tipos de fraude mas comunes — cheques falsificados con numeros de serie inventados y cheques alterados donde el monto ha sido cambiado.

Payee Positive Pay agrega el nombre del beneficiario a los criterios de conciliacion. El banco utiliza reconocimiento optico de caracteres (OCR) o analisis de imagen para leer el nombre del beneficiario de la imagen del cheque y compararlo con el archivo de emision. Esto detecta el fraude de “lavado” donde los delincuentes borran quimicamente el nombre del beneficiario y sustituyen el suyo, mientras mantienen el monto sin cambios.

Reverse Positive Pay invierte el proceso: en lugar de que la empresa envie un archivo de emision por adelantado, el banco envia a la empresa un archivo de todos los cheques presentados para pago ese dia. La empresa revisa la lista e identifica cualquier cheque que no haya emitido. Este enfoque es mas simple para las empresas que no pueden generar facilmente archivos de emision, pero requiere mas esfuerzo de revision diaria.

ACH Positive Pay (tambien llamado Bloqueo/Filtro de Debito ACH) extiende el concepto a los debitos electronicos. Las empresas autorizan originadores ACH especificos (por ID de empresa y rango de monto) y el banco bloquea los debitos ACH no autorizados.

Casos de uso comunes

• Proteccion de cuentas por pagar: Las empresas que emiten cheques de pago a proveedores envian archivos de emision diarios para detectar cheques falsificados o alterados antes de que se compensen
• Prevencion de fraude en cheques de nomina: Los cheques de nomina son objetivos de alto valor — Positive Pay asegura que solo se paguen los cheques de nomina legitimamente emitidos
• Desembolsos gubernamentales: Las agencias municipales, estatales y federales usan Positive Pay para proteger cheques de devolucion de impuestos, pagos de beneficios y pagos a proveedores
• Pagos de reclamaciones de seguros: Las aseguradoras protegen los cheques de desembolso de reclamaciones que son frecuentemente objeto de alteracion y falsificacion
• Fideicomiso inmobiliario: Las companias de titulos y agentes de fideicomiso usan Positive Pay para asegurar cheques de cierre de alto valor
• Organizaciones sin fines de lucro: Las organizaciones beneficas y fundaciones protegen los cheques de cuentas de donaciones contra uso no autorizado